I risultati di business sono sempre un delicato equilibrio di fattori interni, variabili indipendenti esterne e concause di varia natura che possono essere più o meno mitigate. E riuscire a comprendere in che modo tutti questi elementi si concatenano nei processi aziendali, generando effetti che inevitabilmente concorrono a definire le performance dell'impresa, sta diventando sempre più difficile. A farne le spese sono soprattutto i CFO, che spesso sono costretti a ipotizzare budget e redigere documenti con le previsioni di spesa senza disporre di una visione a 360 gradi su ciò che realmente influisce a fine anno sul conto economico. Cresce infatti la complessità degli ecosistemi e delle filiere, aumentano gli attori che partecipano alla trasformazione di prodotti e servizi, si moltiplicano gli input ed esplode la mole di informazioni da acquisire, elaborare e ridistribuire. Paradossalmente, però, questa maggiore complessità e il proliferare dei dati che ne consegue, può diventare un'arma a vantaggio dell'organizzazione e in particolare di chi è deputato a disegnare i processi e ad aumentarne l'efficienza.

Da quando le imprese sono entrate nell'era digitale, infatti, ogni operazione, ogni interazione, ogni comunicazione lascia una traccia di sé. Ed è risalendo a ciascuna di queste tracce che si può comprendere in che modo le singole azioni, snodandosi lungo catene difficilmente distinguibili a occhio nudo, impattano sui risultati di business.

 

Comprendere perché variano le performance grazie alle piattaforme di Process Mining

Il Process Mining consente di estrarre valore dai dati generati nell’esecuzione dei processi. Il motore analitico applicato al funzionamento dell'organizzazione non fa altro che catalogare le informazioni contenute nelle tracce digitali dei processi analizzati individuando ricorrenze ed eccezioni lungo l'intersecarsi dei meccanismi che concorrono a generare i risultati di ogni sessione.

In questo modo, grazie al Process Mining, è possibile visualizzare graficamente i processi aziendali così come sono stati realmente eseguiti nell’operatività, indipendentemente dalla complessità del processo stesso e/o dalla quantità di dati generati dallo stesso (nel caso di grandi quantità di dati ha senso parlare di Big Data Analytics).

È proprio la capacità di registrare tutte le differenze, anche le più piccole, tra i vari pattern analizzati che permette al sistema di evidenziare le ipotesi più plausibili rispetto alle potenziali cause di un calo o di un aumento delle performance: l'introduzione di una nuova procedura, l'ultimo aggiornamento di un software, la sostituzione di un fornitore con un altro e l'adeguamento della struttura a una legge che sta per entrare in vigore, l’utilizzo errato di risorse umane o materiali, etc.. O anche la combinazione di due o più variabili come quelle appena citate.

 

Un nuovo modo di gestire la spesa, un nuovo ruolo per i CFO

Il Process Mining, però, non si limita a fornire una diagnostica su quanto è accaduto e sta accadendo in azienda. Il sistema mostra i modelli reali che effettivamente regolano l'attività aziendale, paralleli a quelli ideali disegnati a priori e li sovrappone, evidenziando lo scarto che esiste tra i risultati ottenuti attraverso i processi attivi e quelli previsti dal processo standard di riferimento.

Un'opportunità che non si esplica solo sul piano strategico, né tanto meno rispetto al mero raggiungimento di una soddisfacente efficienza operativa: l'uso sistematico delle piattaforme di Process Mining apre inediti scenari anche per la definizione dei budget necessari all'acquisizione di nuove risorse o di nuovi strumenti, e può contribuire a un'evoluzione del ruolo del CFO in azienda. Non si tratta più infatti di dare il via libera o porre il veto ad acquisti e immobilizzazioni in funzione dei rischi che la spesa comporta per le casse aziendali, ma di orchestrare i flussi finanziari verso le scelte più promettenti, sulla base dei risultati mostrati dai sistemi analitici. Una nuova assunzione di responsabilità, ma anche l'inizio di una maggiore integrazione tra ruoli finalizzata a massimizzare il ritorno degli investimenti.

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