Il 2021 raccoglie l’eredità di un 2020 molto sfidante. Ci si augura, e gli indizi fortunatamente ci sono, che l’anno appena iniziato sia quello del graduale ritorno alle libertà precedenti, sia pur con la consapevolezza che il mondo è diverso da quello di prima e certe dinamiche non saranno più le stesse. Lo smart working, che oggi coinvolge più di 5 milioni di italiani contro i 570 mila del 2019 (fonte: Osservatorio PoliMI), continuerà la sua ascesa diventando sempre più pervasivo e, oltre a rivoluzionare le dinamiche di lavoro, insegnerà alle aziende un nuovo modo di gestire gli spazi lavorativi. A proposito di ciò, quello che le aziende devono fare nel 2021 è uscire definitivamente da una mentalità emergenziale e cogliere le opportunità che questo prolungato new normal sta offrendo loro.

 

Gestire gli spazi lavorativi: le sfide del 2021

Il 2020 ha rivoluzionato il mondo del lavoro. La stessa espressione spazio lavorativo non ha lo stesso significato di due anni fa, perché nonostante si parlasse di smart working anche all’epoca, lo spazio di lavoro era solo (o principalmente) l’ufficio. Oggi si lavora da casa, domani si potrà lavorare ovunque. Restando al presente, gestire gli spazi lavorativi significa avere a che fare con alcune sfide ereditate del 2020, ma soprattutto con l’opportunità di rivedere spazi e i servizi a beneficio di un modello di lavoro sempre più ibrido e diffuso.

Ecco alcuni trend interessanti per questo 2021:

  • Una nuova gestione della pandemia (e degli spazi)

    Purtroppo, la pandemia non è ancora finita. Si ipotizza che, nel corso dell’anno, ci possano essere degli allentamenti rispetto alle attuali misure di sicurezza sanitarie sul posto di lavoro, ma l’ipotesi di ritorno al 2019 è poco credibile. Il contact tracing in azienda sarà un fattore di cui tenere ancora conto, così come il divieto di assembramento, la gestione delle sanificazioni, dell’accesso ai locali aziendali e dell’utilizzo dei servizi messi a disposizione della workforce e dei visitatori. Le imprese dovranno comunque porre in essere misure di prevenzione dei contagi da Covid, cosa che si traduce nell’evitare code in reception, favorire percorsi a prova di assembramento, distanziare le postazioni, programmare sanificazioni e tracciare le posizioni così da poter ricostruire eventuali contatti a rischio in un secondo momento e nel rispetto della privacy.

 

  • Rivedere gli spazi di lavoro per perfezionare la work experience

    Una sfida del 2021, che però è anche una grande opportunità, è la riprogettazione degli spazi di lavoro in funzione di una workforce che sarà sempre più diffusa. Anche quando il Covid sarà un ricordo, il modello di lavoro ibrido resterà un asse portante delle aziende moderne. Banalmente, la gestione degli spazi di lavoro risentirà di una minore occupazione dei locali aziendali, che potranno essere riprogettati in funzione del massimo engagement possibile, data la sua nota influenza sulla produttività.

    Le aziende possono approfittare del periodo per rivedere i propri locali in funzione dell’Activity Based Working, un principio che lega la progettazione degli spazi alle attività che devono essere sostenute. È poi possibile dotare i dipendenti di servizi connessi che semplificano l’attività quotidiana, rendendola smart e innovativa: sistemi di prenotazione delle postazioni e delle sale riunioni, di accesso ai locali aziendali e di dematerializzazione delle autocertificazioni, ma anche di booking di servizi come i posti auto, la mensa e, più in generale, tutto ciò che migliora, rende più efficiente e connessa la work experience.

    A questo si devono logicamente associare piattaforme UCC (Unified Communications & Collaboration), fondamentali per favorire la collaborazione e riunire in un solo ambiente virtuale persone che non lavorano più a qualche metro di distanza. È una grande sfida, dicevamo, poiché rivoluziona un modello di lavoro radicato in decenni di attività tradizionale, ma è anche un’opportunità per concretizzare risparmi importanti e, al tempo stesso, per modernizzare l’azienda, renderla agile e favorire la cultura dell’innovazione.

 

  • Gestire spazi lavorativi e servizi di facility con un approccio data-driven

    A livello generale, la pandemia sta accelerando la digitalizzazione delle imprese e questo può avere un impatto anche sulla gestione degli spazi. Infatti, l’analisi dei dati può essere indirizzata da un lato (utente) verso l’ottimizzazione dell’engagement, dall’altro (azienda) verso l’abbattimento degli sprechi e l’erogazione di servizi migliori.

    Grazie agli assistenti digitali, ai sensori presenti negli edifici e ai dati raccolti dalle piattaforme che compongono il digital workplace, l’azienda ha a sua disposizione un patrimonio informativo di altissimo valore circa l’occupazione dei singoli locali, i percorsi e le attività più comuni della workforce. In questo modo, ha anche la possibilità di predisporre servizi di facility perfettamente allineati con le necessità di oggi e di domani. Prevedere e anticipare ciò che le persone faranno e di cui avranno bisogno permette infatti all’azienda di evitare ogni genere di spreco, ottimizzare l’erogazione dei servizi, evitare costi inutili e predisporre un’esperienza produttiva, sicura e ingaggiante a tutti i livelli.

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