Il concetto di digital workplace è in continua e progressiva evoluzione fin dai primi anni 2000. Non c’è alcun dubbio, però, che i fatti recenti abbiano impresso al fenomeno una forte accelerazione, rendendolo un passaggio obbligato per la stragrande maggioranza delle imprese. I motivi sono palesi: dopo un periodo di remote working forzato, oggi le aziende si stanno interrogando su come generare valore con un paradigma lavorativo che sarà sempre più diffuso e incentrato sul digitale. In altri termini, negli ultimi mesi si è verificato un cambio di prospettiva: se nel primo lockdown l’abilitazione – spesso improvvisata – di un workplace digitale rispondeva ad esigenze di continuità del business, ora si cerca di comprendere come perfezionare il modello, renderlo davvero smart, sviluppare innovazione e, soprattutto, valore.

 

L’evoluzione verso il ‘New Digital Workplace’

Le aziende, che prima del 2020 procedevano in modo graduale lungo i percorsi di digitalizzazione e automazione dei processi, hanno improvvisamente capito che digital workplace è un concetto pervasivo cui giungere tramite un percorso di cambiamento profondo. Occorre una trasformazione dei processi, che non devono essere semplicemente digitalizzati ma ripensati in digitale; di tutto l’ecosistema delle comunicazioni interne, esterne e del teamwork; del rapporto tra la persona e il luogo di lavoro, che improvvisamente diventa grande quanto il mondo. Tutto questo per dire che, se fino a qualche mese fa l’espressione digital workplace era interpretata da molte aziende in senso restrittivo, cioè come insieme di strumenti digitali a supporto dell’operatività tradizionale, oggi è un approccio più profondo che coinvolge persone, tecnologie, processi, rapporti e anche gli spazi, che le aziende stanno imparando a gestire in modo diverso rispetto a un tempo perché l’ufficio tradizionale è (e sarà) solo una delle possibili declinazioni della work experience.

 

Digital Workplace, i pilastri: processi digitali, dati e tecnologie avanzate

Digital workplace e smart working esprimono concetti diversi ma sono ovviamente connessi: d’altronde, non è possibile abilitare un ‘vero’ paradigma di lavoro smart (o agile, che dir si voglia), senza la disponibilità di un ecosistema digitale che supporti la gestione delle comunicazioni, dei processi, degli spazi e delle attività di ogni giorno. Non è un caso che, parlando di digital workplace, si pensi per prima cosa a tecnologie innovative di comunicazione, poiché il rovescio della medaglia dello smart working è proprio quello di separare fisicamente le persone: il digitale deve riuscire a ottimizzare rapporti, teamwork, collaborazione e condivisione facendo confluire tutta la workforce all’interno di piattaforme ad hoc, connesse e accessibili 24/7.

Come anticipato, poi, in un digital workplace i processi sono nativamente digitali, possono essere gestiti da remoto, la dematerializzazione è d’obbligo così come la valorizzazione dei dati, che è la base su cui costruire un livello superiore di efficienza ed – eventualmente – anche modelli di business innovativi. Tutti i workflow devono essere ottimizzati con un approccio data-driven e, per quanto possibile, automatizzati, poiché digital workplace nasce per massimizzare la produttività, l’efficienza e condurre agevolmente l’azienda verso i suoi obiettivi di business.

 

Tecnologie abilitanti New Digital Workplace

Per quanto concerne le tecnologie abilitanti, l’elenco potrebbe essere ampio, ma è possibile riportare le più significative:

  • Cloud: è un pilastro del digital workplace. Cloud è sinonimo di scalabilità, sicurezza, risorse virtualmente illimitate, accesso a tecnologie avanzate, valorizzazione dei dati, modernizzazione delle applicazioni, agilità nei processi di sviluppo del software e massima collaborazione. Non è un caso che un elemento fondante del digital workplace, ovvero le piattaforme di team collaboration, siano solitamente erogate sotto forma di servizio cloud (SaaS).

  • Unified Communications & Collaboration: è ciò che tiene unita una workforce che non condivide più (almeno, non sempre) lo stesso spazio di lavoro. Le piattaforme UCC rendono semplice ed efficace la collaborazione e la comunicazione all’interno dell’azienda e anche verso l’esterno, integrano e sviluppano sinergie tra tutti i canali di comunicazione e permettono l’esecuzione da remoto di interi processi e workflow.

  • Intelligenza Artificiale: AI è un altro dei grandi pilastri del workplace digitale, una delle grandi espressioni dell’approccio data-driven. In un ambiente digitale, i casi d’uso sono molteplici: a titolo d’esempio, può essere impiegata per l’ottimizzazione e l’automazione dei processi (Intelligent Automation), per una gestione proattiva delle attività quotidiane, degli spazi e dei servizi, così da perfezionare l’esperienza dell’employee e ottimizzare i costi per l’azienda.

  • Internet of Things: sensori e oggetti connessi sono centrali in un digital workplace, soprattutto in chiave di smart building e smart office. Gli uffici, che restano una delle declinazioni della work experience, diventano ecosistemi in grado di adattare i propri servizi, in chiara ottica data-driven, alle reali esigenze degli occupanti. Pensiamo alla temperatura dei vari ambienti, alla gestione delle meeting room, delle luci, dei consumi dei servizi come la mensa.

  • Process Automation: l’automazione dei processi è l’ultimo stadio – quello più avanzato – della digitalizzazione ed è uno degli aspetti essenziali di un Digital Workplace efficiente. A tal fine, possono essere impiegate piattaforme ad hoc, rigorosamente accessibili da remoto, oppure tecnologie come la Robotic Process Automation, magari arricchita di Machine Learning (in tal caso, come anticipato, si parla di Intelligent Automation).

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