Per quanto le due espressioni possano suonare simili, Process Mining e Business Process Management sono due approcci completamente diversi alla gestione e all'ottimizzazione dei processi aziendali. Precisiamo fin da subito che diversi non vuol dire antagonisti. Anzi, le due metodologie possono risultare complementari, fungendo l'una da cartina al tornasole dell'altra.

Il Process Mining è divenuto di fatto un elemento essenziale nel Business Process Management, perché capace di instaurare un link diretto tra processo disegnato e processo realmente eseguito, fornendo un contributo insostituibile nelle fasi di progettazione, di audit e di ottimizzazione dei processi operativi.

Ma andiamo con ordine, cominciando a definire cos'è l'una e cos'è l'altra.

 

Process mining: estrarre valore dai dati generati dai processi per modellarne lo sviluppo

Il Process mining è una disciplina, un insieme di strumenti e competenze, relativamente giovane. Si tratta di una specializzazione delle funzioni di data mining, calate nella specificità dei processi aziendali. Attraverso una piattaforma di Process Mining è possibile estrapolare i dati generati da ciascun processo (attingendo per esempio al log degli eventi, o estrapolando informazioni lungo i cicli documentale e approvativi o ancora registrando gli accessi degli utenti ai sistemi) e correlarli per ottenere mappature estremamente precise del processo in questione, oltre che insight di valore che aiutano gli operatori a identificare colli di bottiglia e opportunità di efficientamento. Il Process Mining dunque è in grado di fornire una misura esatta di come un processo viene eseguito nella reale operatività, anche dando evidenza della conformità di esecuzione rispetto a un processo definito. Quindi, semplificando, il Process Mining scatta una radiografia realistica e dettagliata dei processi a partire dall'analisi dei dati che li descrivono sul piano quantitativo e qualitativo. Questa radiografia può essere utilizzata come strumento a sé per evidenziare aree di intervento o, messa a confronto con modelli gestionali teorici o schemi sviluppati internamente per comprendere quali scelte fare al fine di colmare il gap tra lo status quo e l'obiettivo da raggiungere.

 

Business Process Management: regolare i processi in funzione degli effetti che generano

I sistemi di Business Process Management hanno una storia più lunga e sono strumenti affermati nelle realtà aziendali più strutturate. Tipicamente, il Business Process Management imposta una struttura di regolamentazione e governo dei processi basandosi su dati di esecuzione dei processi desunti da interviste agli attori coinvolti e ai decisori di business, oppure estrapolati dagli effetti prodotti dall’esecuzione dei processi stessi. Si tratta quindi di una ricostruzione ex post, interpretata e fondata sugli output generati dai processi e non sugli elementi che li determinano. In base a questa ricostruzione si possono ridisegnare task e operations nell'ottica di ottenere gli output desiderati. È evidente dunque che per misurare l'efficacia dei processi reingegnerizzati si dovranno raccogliere nuovamente informazioni ed evidenze relative ai risultati generati dalle nuove procedure.

 

Perché Process Mining e Business Process Management possono coesistere e cooperare

Proprio in virtù dell'intrinseca diversità dei due approcci, all'interno di un'azienda i sistemi di Process Mining e quelli di Business Process Management non solo possono convivere, ma – nel momento in cui vengono utilizzati in modo integrato e complementare – possono addirittura incrementare di gran lunga il valore che sono in grado di generare singolarmente. Il confronto tra le evidenze emerse dalle attività investigative di Business Process Management e i risultati delle analisi condotte attraverso gli strumenti di Process Mining porta a ottenere un quadro completo della reale efficacia di ciascun intervento di ottimizzazione dei processi. Diventa infatti possibile valutare azione per azione lo scarto tra i risultati attesi, i risultati percepiti e risultati effettivamente raggiunti, identificando di volta in volta quali elementi hanno concorso a generare quali effetti.

Il Process Mining, quindi, in contesti in cui è applicato il Business Process Management, incrementa fortemente la capacità di comprensione dei fenomeni organizzativi, semplifica e migliora la fase di progettazione grazie alle funzionalità di modellazione completamente automatica (process discovery) contribuendo alla riduzione degli alti costi di manutenzione dei modelli di processo propri del Business Process Management, e costituisce un efficacissimo strumento per l’Audit di processo.

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