Nel new normal, ottimizzare i processi aziendali è una priorità. La pandemia da Covid-19 ha infatti profondamente alterato l’equilibrio dei mercati, determinando disruption diffuse e favorendo una pervasiva sensazione di incertezza, da cui si sono originate importanti sfide finanziarie e operative per le imprese. A completare il quadro e renderlo ancor più sfidante concorrono poi nuovi elementi normativi legati alla gestione della pandemia (distanziamento sociale) e, soprattutto, una profonda revisione del paradigma lavorativo che, dopo aver forzatamente abbracciato un modello di remote working nei primi mesi del Covid, deve ora approfittare del new normal per diventare realmente agile o, come si è soliti definirlo, smart.

Per molte aziende, l’obiettivo da perseguire nel new normal è la stabilizzazione del business, tenendo conto del panorama incerto e molto dinamico. Gli employee lavorano diversamente rispetto all’era pre-Covid, i clienti hanno priorità differenti, lo smart working condiziona il teamwork e i rapporti con i partner, i fornitori e le filiere in senso lato: le dinamiche di ‘prima’ non si applicano più.

 

Ottimizzazione dei processi aziendali: obbligo e opportunità

È in questo scenario che le aziende, inizialmente ‘travolte’ dall’emergenza e focalizzate a garantire la continuità del business, oggi si trovano a navigare ogni giorno senza peraltro avere una chiara percezione di quanto durerà questo periodo né di come evolverà. La pandemia sta quindi obbligando le aziende a uniformarsi a nuove dinamiche, rispetto alle quali occorre valutare, e nel caso rivedere, i processi aziendali per far sì che siano ancora adeguati ed efficaci.

Il remote working ‘forzato’ di inizio pandemia è eloquente sotto questo profilo e può essere preso ad esempio: le aziende hanno reagito all’emergenza fornendo ai propri dipendenti i laptop, gli strumenti di cloud collaboration e attivando VPN per l’accesso remoto ai sistemi, ma solo quelle che potevano già contare su una cultura adeguata e su processi pensati per una workforce diffusa - dall’accesso mobile alle applicazioni aziendali ai workflow gestiti da remoto -, hanno ottenuto sia la continuità del business che una produttività pari o superiore allo stato di ‘normalità’. Le altre hanno raggiunto solo il primo - peraltro fondamentale - obiettivo e sono chiamate ad approfittare del new normal per valutare il design dei processi, ma anche per semplificarli, adattarli ed eventualmente riprogettarli. Occorre infatti tenere conto che le persone, a prescindere dalla pandemia, vivranno sempre meno in ufficio e lo affiancheranno ad altre dimensioni dell’esperienza lavorativa che, si auspica, andranno al di là della scrivania di casa. Le aziende appartenenti a questa seconda categoria sono peraltro moltissime: prima del Covid, infatti, solo il 12% delle PMI disponeva di progetti strutturati di Smart Working (fonte: Osservatorio Smart Working, PoliMI), mentre il 67% non aveva nessuna iniziativa in corso.

 

Process Mining e RPA per l’ottimizzazione dei processi

Al di là di evidenze macroscopiche ma applicabile anche a processi non del tutto digitalizzati - cosa, peraltro, non infrequente in molte realtà – è auspicabile l’impiego di strumenti e tecnologie avanzate che permettano, sulla base di un approccio rigorosamente data-driven, di valutare l’efficienza dei processi in un contesto dinamico.

Il Process Mining può essere un alleato di valore inestimabile poiché in grado di estrarre conoscenza ‘certa’ dai log dei processi, senza la quale non è possibile mappare con precisione le attività aziendali e quindi ottimizzarle. La conoscenza è l’elemento cardine su cui basare le decisioni, ma può anche essere il punto di partenza di un percorso di cambiamento e riprogettazione dei processi finalizzato a gestire nuove dinamiche e normative. Le aziende che abbracciano il cambiamento si affidano poi alla process automation per ottimizzare costi e scalabilità in previsione della crescita futura: a tal proposito, il ricorso alla Robotic Process Automation (RPA) non solo semplifica la circolazione delle informazioni, ma automatizza procedure e controlli agendo sulle attività più ripetitive e di minor valore. Gli effetti benefici sono visibili non solo in termini di saving ma anche di reindirizzamento delle risorse verso attività a maggior valore aggiunto, da cui più employee engagement.

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