Il Procure to Pay (P2P), che tipicamente coinvolge diversi sistemi aziendali e una gamma di operazioni estremamente eterogenee, si sta rivelando per molti settori uno dei processi più complessi da affrontare, anche nell'era della digitalizzazione. La gestione degli acquisti continua a essere caratterizzata da una serie di criticità, nonostante il sempre maggiore livello di automazione garantito dall'implementazione delle piattaforme ERP di nuova generazione: frodi, perdite di denaro e inefficienze sono purtroppo all'ordine del giorno, e questo non dipende tanto dalla bontà della tecnologia, quanto dall'efficienza dei processi.

 

Le criticità di un Procure to Pay basato su processi non ottimizzati

Il P2P comporta infatti enormi flussi di cassa troppe volte caratterizzati da una scarsa visibilità del ciclo di vita delle transazioni che li innescano: dalla selezione del fornitore alla generazione finale della fattura passando per i pagamenti e le eventuali riconciliazioni, le aziende devono fare i conti con strutture stratificate e a silos, eredità del vecchio modo di intendere il procurement. Un approccio che, in un'epoca in cui il consolidamento dei dati non rappresentava una priorità, favoriva nella gestione degli appalti l'adozione di processi e strumenti peculiari da dipartimento a dipartimento.

Oggi le cose sono cambiate, l'analisi dei dati è essenziale, e la logica dei silos è alla base del ripetersi delle metodologie e degli errori manuali che portano inesorabilmente a processi aziendali inefficienti, difficili da esaminare e quindi da modificare nell'ottica di ottimizzare l'intero workflow.

In particolare, sono quattro le sfide che si stanno affrontando sul fronte del Procure to Pay:

  • La divisione Finance non riesce a effettuare analisi della spesa sufficientemente chiare per supportare i processi decisionali.
  • A causa dell'assenza di sistemi integrati, la governance e la qualità dei dati risultano inadeguate per prendere decisioni informate e soddisfare le esigenze degli stakeholder finanziari.
  • Le logiche a silos comportano eccessive personalizzazioni dell'ERP, che tendono a generare voci anomale in fase di elaborazione dei dati.
  • La mancanza di conoscenze condivise rispetto all'uso degli strumenti facilita l'insorgere di errori nelle transazioni in corso.

 

Perché il Process Mining può rendere più efficiente il Procure to Pay

Per migliorare la visibilità delle procedure legate al Procure to Pay, le aziende possono oggi ricorrere alle tecnologie di Process Mining che, come suggerisce l'espressione, consentono di estrarre dai flussi operativi dati in grado di descriverne l'efficienza, individuando inefficienze e margini di miglioramento. Come? Sfruttando Big data analytics capabilities avanzate e integrando le informazioni provenienti da ciascun processo, anche in presenza di logiche a silos. Ogni volta che gli utenti interagiscono con uno dei sistemi IT aziendali, infatti, la loro attività viene documentata.

Le piattaforme di Process Mining permettono non solo di monitorare e valorizzare diversi KPI su ciascuna di queste azioni, ma anche di estrarre insight e dinamiche che fungeranno da punti cardinali per ricostruire visivamente i processi in tutte le loro varianti, suggerendo possibili modifiche per ottimizzarli.

In altre parole, il Process Mining offre una visione oggettiva dell’AS-IS dei processi, che consente a tutti gli attori coinvolti nelle attività di P2P di lavorare a partire dalla condivisione di un'unica versione dei fatti e, allo stesso tempo, di muoversi all'unisono verso un obiettivo comune.

Il Process Mining aiuta inoltre a incanalare in una matrice centralizzata i temi tecnologici, di design del servizio e di creazione di valore per il business evidenziati da Hackett Group come trend fondamentali per il futuro del Procure to Pay.

 

I vantaggi offerti da Explora Process di Integris

E proprio sull'onda di queste trasformazioni, Integris, società tecnologica specializzata nella progettazione e nella fornitura di soluzioni per la digitalizzazione delle imprese, ha creato Explora Process. Si tratta di una piattaforma di Process Mining modulare capace di incorporare i dati provenienti da diverse fonti - inclusi sistemi complessi come SAP e Oracle - per evidenziare eccezioni, valori anomali e tendenze, e di portare all'attenzione del management informazioni critiche sulle metriche cruciali per l'azienda. In questo modo le organizzazioni acquisiscono la capacità di reinventare i propri processi, studiando e ingegnerizzando iter decisionali accurati, all'insegna cioè dell'efficienza, della valorizzazione delle singole competenze e dell'innovazione. Anche in flussi di lavoro complessi e delicati come quelli che contraddistinguono il Procure to Pay.

Explora Process permette quindi di superare i limiti delle analisi qualitative, fornendo una serie di strumenti semplificati, fruibili in chiave end-to-end, che aiutano a capire con precisione come e dove il processo oggetto di valutazione può essere migliorato.

Una delle opportunità offerte da Explora Process nello specifico ambito del Procure to Pay è quella di poter arricchire la data analysis sui processi con informazioni relative ai costi e alla conformità rispetto a modelli di riferimento, incorporando quindi anche input sui volumi delle fatture e sulla catena degli approvvigionamenti. In questo modo il P2P può essere monitorato non solo sul piano dell'efficienza dei processi, ma anche in funzione dell'ottimizzazione dal punto di vista dei costi. In altre parole, a differenza di attività svolte in maniera tradizionale o con tool di Business Intelligence classici, la piattaforma di Process mining di Integris consente davvero di soppesare le inefficienze per ciascun tipo di processo di forniture, valutando caso per caso e in base a specifici KPI il reale impatto sull'andamento delle operations. Un elemento distintivo che può rivelarsi un fattore critico di successo.

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