In azienda c'è qualcosa che non va. Quasi un rumore di fondo che fa capire che il motore non gira ai giusti regimi. I risultati continuano a essere soddisfacenti, d'accordo, ma non si registrano netti miglioramenti da un bel pezzo. Né si riescono a diminuire i costi operativi come ipotizzato dal piano pluriennale. Eppure è stata da qualche tempo implementata una nuova piattaforma per la produttività: una soluzione che sulla carta avrebbe dovuto aiutare le risorse umane delle varie divisioni a lavorare meglio, semplificando user experience e attività condivise. Gli stessi collaboratori, d'altra parte, sono motivati ed eseguono correttamente i task assegnati. Le policy aziendali, infine, sono state aggiornate da poco e stando agli ultimi audit vengono tutte rispettate. Dunque, cosa c'è che non funziona come dovrebbe? Per scoprirlo è necessario entrare nei meccanismi che costituiscono il cuore dei processi, passarli ai raggi X e comprenderne le intime connessioni. In altre parole, è necessario svelare le informazioni nascoste tra i dati dell'impresa.
Solo i dati, infatti, possono descrivere in maniera univoca le effettive correlazioni tra cause ed effetti che a occhio nudo non sono visibili. Solo i dati possono superare i limiti della consuetudine e della percezione umana mettendo in evidenza in che modo una singola iniziativa o una catena di azioni si siano potute ripercuotere sulla filiera. Solo i dati possono fornire una visione completa e oggettiva dell'organizzazione nella sua interezza e complessità. La domanda, a questo punto è: come fare ad accedere a quei dati per estrapolare le informazioni di valore? La risposta è: attraverso il Process Mining.
Il Process Mining, strumento di analisi e bussola per il business
Come suggerisce l'espressione inglese, il Process Mining è infatti l'insieme delle tecniche e degli strumenti che permettono di scavare nei dataset relativi ai processi aziendali ed estrarre elementi utili a conoscerne lo stato e il funzionamento. Le piattaforme di Process Mining accedono tipicamente al log degli eventi aziendali –parliamo quindi di accessi, autorizzazioni, transazioni e qualsiasi altra forma di comunicazione che abbia lasciato una traccia digitale– e analizzando i dati ricostruiscono pattern, ricorrenze ed eccezioni all'interno dei flussi. È così che si riescono a portare alla luce anche le minime anomalie o i fenomeni secondari che, non osservati, hanno in qualche modo impattato la catena del valore. Grazie al Process Mining, inoltre, è possibile delineare una mappa – tanti più sono i dati a disposizione, tanto più sarà accurata – dei processi in cui sono coinvolte le varie divisioni aziendali. Una mappa sulla quale il sistema mette in evidenza ingorghi, colli di bottiglia e criticità difficilmente individuabili nel turbinio della routine. In questo senso, quando l'obiettivo primario è ottimizzare le operazioni, il Process Mining diventa una vera e propria bussola dell'intero business.
Come recuperare l'efficienza operativa grazie al Process Mining
Adottare gli strumenti di Process Mining per affrontare la sfida dell'efficienza operativa equivale infatti a dotarsi di una sonda capace di esplorare non solo l'accaduto – riscontrando come detto i margini di miglioramento – ma anche le possibili evoluzioni dell'apparato organizzativo. Ed è proprio così che si riescono a individuare le azioni da intraprendere per migliorare concretamente la situazione. Sia identificando le cause nascoste di rallentamenti dei reali processi aziendali, sia mettendo a confronto la mappa dell'organizzazione ricavata dall'elaborazione dei dati con modelli organizzativi predefiniti. Studiando lo scarto che separa lo status quo dall'efficienza operativa potenzialmente raggiungibile, i passaggi da compiere risultano chiari e le decisioni di business collaterali possono essere prese di conseguenza e a ragion veduta.
